Management-Leitfaden
Geschäftsführer und Vertretung
Wer für das Unternehmen unterschreiben darf, ist eine folgenschwerere Frage als wem es gehört. Vier verschiedene Konzepte werden regelmäßig verwechselt, und diese Verwechslung führt dazu, dass ein Käufer ein Unternehmen erwirbt, das niemand operativ führen kann.
Wer kann für eine österreichische GmbH handeln?
Eine österreichische GmbH handelt durch ihre Geschäftsführer, die von den Gesellschaftern bestellt und zusammen mit ihrer Vertretungsbefugnis – d.h. ob jeder allein oder nur gemeinsam mit einem anderen zeichnungsberechtigt ist – im Firmenbuch eingetragen werden.
Gesellschafter zu sein, verleiht keine Befugnis, für das Unternehmen zu handeln, und um Geschäftsführer zu sein, ist ein österreichischer Wohnsitz nach allgemeinem Gesellschaftsrecht nicht erforderlich. Steuerliche Substanz, Bankenpraxis, Einwanderungsbestimmungen und – für regulierte Tätigkeiten – das Gewerberecht stellen jedoch jeweils eigene Anforderungen, die für den spezifischen Käufer und die Tätigkeit separat bewertet werden.
Auf dieser Website wird keine kategorische Regelung zu Nationalität, Wohnsitz oder Arbeitserlaubnis veröffentlicht. Diese Schlussfolgerungen hängen vom Einzelfall ab und erfordern österreichische Rechts-, Steuer- und gegebenenfalls Einwanderungsberatung.Publication and review provenance
Vier Konzepte, die nicht dasselbe sind
Für einen Käufer, der das Unternehmen aus dem Ausland führen möchte, kann die gesellschaftsrechtliche Antwort einfach sein, die Frage der steuerlichen Substanz jedoch viel komplexer. Ein Käufer, dessen geplante Tätigkeit reglementiert ist, benötigt möglicherweise einen gewerberechtlichen Geschäftsführer, der eine ganz andere Person ist. Keines dieser Probleme ist aus einem Unternehmensprofil ersichtlich, weshalb die Klärung der Anforderungen an erster Stelle steht.
| Konzept | Was es regelt | Bewertet nach |
|---|---|---|
| Handelsrechtliche Geschäftsführung | Wer das Unternehmen nach außen vertreten und binden darf | Gesellschaftsrecht und Gesellschaftsvertrag, im Register abgebildet |
| Gewerberechtliche Geschäftsführung | Ob eine reglementierte Tätigkeit rechtmäßig ausgeübt werden darf | Österreichisches Gewerberecht, für die spezifische Tätigkeit |
| Steuerliche Substanz | Wo das Unternehmen tatsächlich geleitet und besteuert wird | Steuerrecht und den tatsächlichen Verhältnissen der Unternehmensführung |
| Wohnsitz und Arbeitserlaubnis | Ob eine Person in Österreich leben oder arbeiten darf | Fremden- und Niederlassungsrecht, unabhängig vom Gesellschaftsrecht |
Einzel- und Gesamtvertretung
Wenn ein Unternehmen mehr als einen Geschäftsführer hat, regeln Gesellschaftsvertrag und Register, ob jeder allein handeln darf (Einzelvertretung) oder ob zwei gemeinsam handeln müssen (Gesamtvertretung). Die Gesamtvertretung ist ein üblicher Kontrollmechanismus in Konzernstrukturen und bei Transaktionen, bei denen ein Investor eine zweite Unterschrift für wesentliche Verpflichtungen wünscht.
Diese Wahl hat weitreichende praktische Konsequenzen. Banken prüfen dies bei der Einrichtung von Zeichnungsberechtigungen, Vertragspartner prüfen, wer einen Vertrag unterzeichnet hat, und es beeinflusst, wie schnell Routineangelegenheiten erledigt werden können, wenn ein Geschäftsführer nicht verfügbar ist.
Bestellung, Abberufung und worauf Dritte vertrauen dürfen
Geschäftsführer werden von den Gesellschaftern bestellt und abberufen. Die Änderung wird Teil des öffentlichen Registers, sobald sie beim Firmenbuch angemeldet und eingetragen ist. Zwischen der Gesellschafterentscheidung und der Aktualisierung des Registers gibt es eine Lücke, und in dieser Zeit darf ein Dritter, der mit dem Unternehmen zu tun hat, in der Regel auf das vertrauen, was das Register noch zeigt.
Diese Lücke hat praktische Auswirkungen, die man einplanen sollte. Eine Bank, ein Vertragspartner oder eine Behörde, die das Register am Tag nach dem Closing prüft, sieht möglicherweise immer noch das alte Management. Daher werden Mandate, Anträge und Zeichnungsberechtigungen normalerweise so getaktet, dass sie auf die Registeraktualisierung folgen und nicht auf das Datum der Vertragsunterzeichnung.
- Klären Sie, wer den Gesellschafterbeschluss unterzeichnet und in welcher Form er gefasst werden muss.
- Bestätigen Sie das Wirksamkeitsdatum jeder Bestellung und jedes Rücktritts oder jeder Abberufung.
- Gehen Sie davon aus, dass Dritte auf Grundlage des Registereintrags und nicht Ihrer internen Papiere handeln.
- Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wer an welchen Daten vertretungsbefugt war; dies ist später für Einreichungen und Prüfungen wichtig.
Managementwechsel beim Closing
Beim Kauf einer Mantelgesellschaft tritt das bisherige Management zurück oder wird abberufen, und der Kandidat des Käufers wird bestellt. Die Änderung wird zur Eintragung angemeldet. Bis diese Anmeldung bearbeitet ist, dürfen Dritte auf den Registerstand vertrauen.
Die zeitliche Abfolge ist hier entscheidend. Bankmandate, steuerliche Vertretung und Lizenzanträge folgen im Allgemeinen der Registerposition, sodass ein Plan, der davon ausgeht, dass all dies am Tag der Vertragsunterzeichnung abgeschlossen werden kann, in der Regel optimistisch ist. Die realistische Abfolge wird für die spezifische Transaktion bestätigt und nicht vorab pauschal versprochen.
- Entscheiden Sie sich für die geplante Managementstruktur, bevor Sie ein Unternehmen auswählen, nicht danach.
- Klären Sie, ob Investoren oder Vertragspartner Einzel- oder Gesamtvertretung verlangen.
- Planen Sie die Registeranmeldung und das Bankmandat als getrennte, voneinander abhängige Schritte.
- Klären Sie die Frage der gewerberechtlichen Geschäftsführung frühzeitig, wenn die Tätigkeit reglementiert sein könnte.
Direkter Zugang
Sprechen Sie vor einer Entscheidung mit einem Berater.
Ein erstes Gespräch dreht sich um die geschäftliche Eignung: was das Unternehmen leisten muss, wann es starten soll, wer es besitzen und leiten wird und ob der Erwerb einer bestehenden GmbH für Sie wirklich der bessere Weg ist.
Was das erste Gespräch abdeckt
- Geplante Geschäftstätigkeit und Startfenster
- Eigentums-, Management- und Wohnsitzkontext
- Ob eine bestehende Gesellschaft einer Neugründung vorzuziehen ist
- Welche Unternehmensmerkmale wirklich erforderlich sind
- Wie sich die Kosten in Ihrem Fall zusammensetzen würden
Was niemals verlangt wird
- Reisepässe oder Ausweisdokumente
- Nachweis der Mittelherkunft
- Jegliches Hochladen von Dokumenten auf dieser öffentlichen Website